Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen nach dem Datenschutz zustehenden Rechte im Zuge der Bildungsangebote bei uns. Welche Daten im Einzelnen verarbeiten und in welcher Weise genutzt werden richtet sich maßgeblich nach den erbrachten und vereinbarten Dienstleistungen während einer Maßnahme.
- Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und an wen kann ich mich wenden:
| Verantwortliche Stelle | Datenschutzbeauftragter |
| Kolpingsfamilie Regen e.V. Osserstr. 23-27 94209 Regen Tel.: 09921 / 9467-0 Mail: info@kolping-regen.de | EmEtz GmbH Mail: datenschutz@kolping-regen.de |
- Welche Daten wir verarbeiten, wofür wir Ihre Daten verarbeiten (Zwecke der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage wir dies tun:
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) ist in der Regel immer erforderlich sofern eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen angebahnt wird oder diese bereits besteht. Die Zwecke der Verarbeitung richten sich dabei in erster Linie nach der durch uns zu erbringenden Leistungen. Nachfolgend klären wird Sie über „Kernverarbeitungen“ in unserem Unternehmen auf.
- Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1b) DSGVO)
| Zwecke der Datenverarbeitung | Kategorien von Daten |
| Anmeldung und Aufnahme zu berufsorientierenden und Reha Maßnahmen, sowie die Erstellung hierzu erforderlicher vorvertragliche Maßnahmen und Verträge, inkl. Bestätigung der obigen Sachverhalte/ Maßnahmen | Personendaten, Kontaktdaten, Vertragsdaten, Daten von gesetzlichen Vertretern/ Betreuern |
| Vermittlung von Lerninhalten, Durchführung von Maßnahmen, Ausstellung von Zeugnissen und Zertifikaten | Personendaten, Adressdaten, Kontaktdaten, Qualifikationsdaten, Verläufe der Maßnahmen, Gesundheitsdaten, Sozialdaten |
| Teilnehmerverwaltung, Verwaltung aller Maßnahmen | Personendaten, Adressdaten, Kontaktdaten, Bankdaten, Verläufe der Maßnahmen, Gesundheitsdaten, Sozialdaten |
| Organisation und Durchführung von Schulungen, Planung von Maßnahmen, Anwenderseminare | Personendaten, Kontaktdaten, Qualifikationsdaten |
| Erbringung von Dienstleistungen | Personendaten, Kontaktdaten |
| Rechnungslegung/ Abrechnung von Maßnahmen | Personendaten, Kontaktdaten, Bankdaten |
| Organisation von Seminaren über Videokonferenztools | Angaben zum Benutzer und ggf. dessen Kontaktdaten |
| Durchführung von Schulungen über Videokonferenztools (Aufzeichnungen der Meetings werden grundsätzlich von unserer Seite nicht vorgenommen.) | Angaben zum Benutzer (Name, Vorname, E-Mailadresse, Passwort), Meeting-Metadaten: Thema Beschreibung, Teilnahmedauer, bei Einwahl mit dem Telefon: Verbindungsdaten, Text-, Audio- und Videodaten: Eingaben durch den Benutzer im Rahmen des Meeting, Screenshots als Nachweis über Teilnahmen |
- Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1a) DSGVO, Art. 9 Abs. 2a) i. V. m. Art. 7 DSGVO
Insoweit uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke durch Sie vorliegt, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine einmal erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Zu beachten gilt, dass der Widerruf für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor diesem Widerruf getätigt wurden, sind hiervon unberührt.
Eine Übermittlung Ihrer Gesundheitsdaten an in der Maßnahme beteiligte Dritte erfolgt ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung zur Weitergabe und einer vorliegenden Schweigepflichtentbindung. Zu den an der Durchführung der Maßnahme „beteiligten Externen“ können zählen, Bildungsträger (z.B. Verbände, Behörden, Agentur für Arbeit), interne Stellen deren Einbindung im Zuge der Maßnahmendurchführung erforderlich ist (z.B. Psychologen). Im Zuge der Betreuung oder während der Maßnahmen finden Abstimmungen zwischen den kooperierenden Schulen, Schulbegleitern und dem sozialpädagogischen Personal statt. Ohne Ihre Einwilligung erfolgt grundsätzlich keine Weitergabe an andere behandelnde Stellen, Arbeitgeber oder Behörden.
| Zwecke der Datenverarbeitung | Kategorien von Daten |
| Externe Veröffentlichungen für Illustrationen, Verbesserung der Außendarstellung | Personendaten, Bilddaten |
| Datenübermittlungen an Beteiligte in der Maßnahme | Personendaten, Sachverhalte der Maßnahme, Notenblätter, Gesundheitsdaten |
- Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1f) DSGVO)
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten auch, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten zu wahren. Dies kann z.B. der Fall sein bei:
| Zwecke der Datenverarbeitung | Kategorien von Daten |
| Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs | Logdaten, Protokolldaten |
| Umfragen bei Teilnehmern zum Zwecke von Produkt- und Prozessverbesserungen (Validierung) | Personendaten, Kontaktdaten |
| Statistische Zwecke | Personendaten, Daten von Maßnahmen, Kontaktdaten |
| Verhinderung und Aufklärung von Straftaten | Anlassbezogen alle Kategorien von Daten |
| Werbezwecke, Postalische Werbung | Personendaten, Kontaktdaten |
- Verarbeitung aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1c) DSGVO)
Im Bereich der gesetzlichen Pflichten werden Ihre personenbezogenen Daten insbesondere aufgrund handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen ggf. erforderlichen Auskünfte an Behörden verarbeitet, sowie im Rahmen von Vorgaben der Ausbildungsbetriebe und der Agentur für Arbeit übermittelt.
- An wen erfolgt eine Weitergabe der Daten (Kategorien von Empfängern):
Datenverarbeitung innerhalb der Kolpingsfamilie Regen e.V.:
Bestimmte Datenverarbeitungsvorgänge haben wir gebündelt. Diese werden zentral durch spezialisierte Bereiche wahrgenommen. Hierbei können Ihre Daten etwa für die Rechnungsabwicklung oder die Postbearbeitung verarbeitet werden.
Externe Auftragnehmer und Dienstleister (dies umfasst auch Auftragsverarbeiter) und an der Kursdurchführung beteiligte Externe:
Zur Erfüllung unserer Aufgaben und der Vertragserfüllung nutzen wir zum Teil externe Auftragnehmer und Dienstleister. Hierunter können z.B. Aktenvernichter, Druckdienstleister, Schnittstellen zu Behörden und IT-Dienstleister, zählen
Zu den an der Durchführung der Maßnahme „beteiligten Externen“ zählen unter anderen Veranstalter, Bildungsträger (z.B. Verbände, Behörden, Agentur für Arbeit) deren Einbindung oder vorherige Information im Zuge der Maßnahmendurchführung zwingend erforderlich ist. Ebenso werden den Kursleiter*innen/ Schulen, die für die Durchführung und Begleitung erforderlichen Teilnehmerdaten bereitgestellt.
Im Zuge der Beantragung oder dem Abruf von Förderungen oder Vergünstigungen werden hierfür erforderliche Daten an die bereitstellende Stelle der Förderung weitergereicht. Die Empfänger bzw. die fördernde Stelle ist den jeweiligen Teilnehmerbedingungen zu entnehmen.
Insoweit es sich um staatliche geförderte Maßnahmen handelt, erfolgt die Datenweitergabe in dem Umfang, wie diese in den Bedingungen durch die Förderstelle vorgeschrieben sind.
Im Zuge der Nachbetreuung oder während der Maßnahmen finden Abstimmungen zwischen den kooperierenden Schulen, Schulbegleitern und dem sozialpädagogischen Personal statt. Die hierfür erforderlichen Informationen werden an die jeweiligen Einrichtungen weitergeleitet. Bitte beachten Sie hierzu auch die oben aufgeführten Angaben unter Einwilligung.
Weitere Empfänger:
Weitere Datenempfänger sind Erziehungsberechtigte, Praktikumsbetriebe, die IHK und potentielle Ausbildungsbetriebe.
Darüber hinaus können Daten an Empfänger gehen, an die wir aufgrund gesetzlicher Pflichten zur Weitergabe verpflichtet sind (z.B. Strafverfolgungsbehörden und Gerichte).
- Weitere Informationen
Dauer der Datenspeicherung:
Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer der Durchführung der Maßnahme. Diese umfasst auch die Anmeldung und Beendigung einer Maßnahme. Zusätzlich unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungspflichten, welche sich u.a. aus dem Handelsgesetzbuch und dem Sozialgesetzbuch ergeben. Schließlich ergibt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen die in der Regel 3 Jahre aber auch bis zu 30 Jahre betragen können.
Datenübermittlung in Drittländer:
Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaaten (Staaten außerhalb der EU und des Europäischen Wirtschaftsraums EWR) oder an eine internationale Organisation findet nur statt, insoweit dies die Anbahnung erforderlich ist, die Weitergabe gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns eine Einwilligung erteilt haben und nur unter Beachtung der hierfür vorgeschriebenen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen.
Betroffenenrechte:
Sie können über die oben bekannt gegebenen Kontaktdaten Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. (Art. 15 DSGVO). Zudem können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen (Art. 16 und 17 DSGVO). Sie haben das Recht die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen (Art. 18 DSGVO). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO).
Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen einer Anbahnung und Anmeldung zu einer Maßnahme oder während einer laufenden Maßnahme müssen Sie im Allgemeinen nur die Daten bereitstellen, die wir zur entsprechenden Begründung, Durchführung oder Beendigung dieser Maßnahme benötigen. Ohne die Bereitstellung der erforderlichen Daten müssen wir ggf. die Begründung einer geschäftlichen Beziehung ablehnen bzw. können diese nicht durchführen oder müssen eine solche sogar beenden.
Beschwerderecht:
Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.
Widerspruchsrecht:
Aus rechtlichen Gründen informieren wir Sie über Ihr nachfolgendes Widerspruchsrecht.
Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen können Sie dieser Verarbeitung widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die gegen die Datenverarbeitung sprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.